Notre Politique de Confidentialité

Le présent document constitue la politique « Vie Privée » mise en œuvre par Mind The Step dans le cadre de ses activités.

La protection de votre vie privée et de vos données à caractère personnel est d’une importance capitale pour Mind The Step.

Cette politique « Vie Privée » est rédigée afin de garantir le respect du Règlement européen 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la Directive 95/46/EC (Règlement général sur la protection des données, ou RGPD).

Cette politique « Vie Privée » a pour but de vous informer de manière complète sur le sujet et explique comment nous collectons, utilisons et conservons vos données à caractère personnel.

Que recouvre le « traitement de vos données » et qui en est responsable ?

Nous recueillons et utilisons uniquement les données personnelles qui sont nécessaires dans le cadre de nos activités et qui nous permettent de vous proposer des produits et services de qualité.

Number One Line SPRL, dénommée Mind The Step, ayant son siège social à 1450 Blanmont, rue de Nil 28, est Responsable du traitement des données à caractère personnel qu’elle est amenée à traiter.

Nous sommes en conséquence votre partenaire ainsi que celui des autorités de contrôle (par exemple « l’Autorité de la Protection des Données ») pour toute question relative à l’utilisation de vos données par notre société.

Pour certains services, nous faisons appel à des tiers spécialisés qui, dans certains cas, agissent comme sous-traitants. Ceux-ci doivent alors suivre nos directives et respecter notre politique « Vie Privée ». Dans d’autres cas, ces tiers sont aussi co-responsables du traitement et doivent de leur côté respecter leurs obligations légales en la matière.

Nous nous assurons que ces sous-traitants ne reçoivent que les données strictement nécessaires pour exécuter leur partie du contrat.

Nous intervenons aussi en qualité de sous-traitant pour d’autres entités juridiques distinctes de Number One Line SPRL. Dans ce cas, ce sont ces entités qui sont Responsables du traitement des données à caractère personnel. Nous suivons alors leurs instructions.

Quelles données sont couvertes par notre politique ?

Les données couvertes par la présente politique sont les données à caractère personnel des personnes physiques, c’est-à-dire des données qui permettent directement ou indirectement d’identifier une personne.

Dans le cadre de vos relations et interactions avec Mind The Step, nous pouvons être amenés à collecter différentes données à caractère personnel telles que :

Nous ne traitons jamais de données relatives à vos origines raciales ou ethniques, vos opinions politiques, votre religion, vos convictions philosophiques ou l'appartenance syndicale, vos données génétiques, votre vie sexuelle ou orientation sexuelle à moins que la législation nous l’impose ou que cela résulte de l’exécution que vous faites de nos produits et services (exemple : vous mentionnez ce type d’information).

Principes directeurs pour traiter les données à caractère personnel

Mind The Step respectera entre autres les principes suivants lors des traitements de données à caractère personnel dans le cadre de la gestion et de l’exécution de ses engagements :

Quand vos données à caractère personnel sont-elles collectées ?

Les données que nous utilisons peuvent être collectées directement auprès de vous ou obtenues des sources suivantes, dans le but de vérifier ou d’enrichir nos bases de données :

Certaines de vos données peuvent également notamment être collectées par Mind The Step:

Sur quel fondement et pourquoi utilisons-nous vos données personnelles ?

Nous traitons vos données à caractère personnel en vue de diverses finalités. Pour chaque traitement, seules les données pertinentes par rapport à la finalité poursuivie sont traitées.

De manière générale, nous utilisons vos données à caractère personnel :

Les données à caractère personnel sont traitées par la SPRL Number One Line pour les finalités qui incluent, mais ne sont pas limitées à :

Qui a accès à vos données et à qui sont-elles transférées ?

Seuls les utilisateurs autorisés ont accès à vos données à caractère personnel afin d’accomplir les finalités précitées. Il faut entendre par utilisateur autorisé les personnes qui, dans le cadre de l’exercice de leur fonction au sein de la Mind The Step sont autorisées, dans le cadre des activités réalisées, à traiter des données à caractère personnel sur la base des directives de Mind The Step.

Afin d’accomplir les finalités précitées, Mind The Step divulgue vos données personnelles à/aux :

Combien de temps conservons-nous vos données ?

Nous conservons vos données personnelles pour la plus longue des durées nécessaires au respect des dispositions légales et réglementaires applicables ou une autre durée compte tenu des contraintes opérationnelles telles qu’une bonne tenue de la comptabilité, un management efficace de la relation clients et les réponses aux demandes en justice ou du régulateur.

Les données relatives aux clients sont conservées pendant la durée de vie du contrat et pendant une période de principe de dix ans après la fin de la relation contractuelle.

Certaines données sont archivées pour des durées plus longues afin de répondre à nos obligations légales et à des fins de preuve notamment pour sauvegarder vos droits et les droits de notre société. Ces données archivées sont uniquement accessibles pour des besoins de preuve en justice, de contrôle par une Autorité autorisée (par exemple par l’autorité fiscale), pour des raisons de production de document devant les autorités judiciaires, administratives ou des services de police.

Sécurité et confidentialité

Mind The Step s’engage à adopter les mesures techniques, physiques et organisationnelles nécessaires et adéquates pour protéger les données à caractère personnel contre les accès non autorisés, le traitement illicite et non autorisé, la perte ou le dommage accidentel, et la destruction non autorisée. Ces mesures sont régulièrement évaluées et si nécessaire actualisées en vue de garantir une protection maximale des données à caractère personnel des personnes concernées.

En cas de violation ou de fuite informatique, comme décrite ci-dessous, Mind The Step prend les mesures nécessaires/adéquates pour en constater l’étendue et les conséquences, y mettre fin le plus vite possible et, le cas échéant, limiter son impact pour les personnes concernées.

Quels sont vos droits et comment les exercer ?

1. Droits des personnes concernées

Conformément à la règlementation applicable, vous disposez de différents droits :

A. Droit d’accès, de rectification et d’effacement

Toute personne concernée a le droit de faire une demande d’accès. Si une personne concernée exerce ce droit, Mind The Step est tenue de lui fournir des informations à ce sujet, en ce compris :

Si des données sont inexactes ou incomplètes, la personne concernée peut demander de les rectifier voire les rectifier elle-même si le système d’information concerné le permet.

Dans certaines circonstances, la personne concernée peut, conformément à la règlementation en matière de protection des données, demander l’effacement d’une donnée à caractère personnel la concernant, entre autres si la donnée à caractère personnel n’est plus nécessaire pour les finalités pour lesquelles elle avait été collectée ou traitée. Mind The Step peut cependant refuser d’effacer ces données, par exemple pour l’introduction, la mise en œuvre ou la preuve d’un droit en justice.

B. Droit d'opposition et de limitation au traitement de vos données et droit de retirer votre consentement

Vous avez le droit de vous opposer à certains traitements de vos données à caractère personnel que nous souhaiterions effectuer. Vous avez notamment le droit de vous opposer, sans justification, à l’utilisation de vos données à des fins de prospection. Vous pouvez également demander la limitation du traitement de vos données.

Ce droit ne peut cependant s’exercer que dans certaines conditions :

1) votre demande doit être datée et signée ;

2) pour les cas autres que l’opposition à des fins de prospection, vous devez avoir des raisons sérieuses et légitimes tenant à votre situation particulière pour vous opposer à ce que le traitement ait lieu. En cas d'opposition justifiée, le traitement en question ne pourra plus porter sur ces données.

Par contre, vous ne pouvez pas vous opposer à un traitement nécessaire à l’exécution d’un contrat conclu avec vous ou à l’exécution des mesures précontractuelles prises à votre demande ; ni au respect de toute disposition légale ou réglementaire à laquelle nous sommes soumis.

Si vous avez donné votre consentement au traitement de vos données personnelles, vous avez le droit de retirer ce consentement à tout moment.

C. Le droit à la portabilité

Lorsque cela est nécessaire et dans la mesure où cela est applicable, la personne concernée peut demander de recevoir certaines données à caractère personnel qu’elle a fournies à Mind The Step dans le cadre de la gestion et de l’exécution de ses activités, et de transférer ces données vers un autre Responsable du traitement. Lorsque cela est techniquement possible, la personne concernée peut demander à Mind The Step de transférer directement ces données vers un autre Responsable du traitement.

2. A qui vous adresser ?

Si la personne concernée souhaite exercer ses droits relativement à ses données à caractère personnel, elle peut en faire part à :

- Au C.P.D (Coordinateur de la Protection des Données) :

Dans ce cadre, votre demande doit nous parvenir datée et signée, accompagnée d’une copie/scan de votre carte d’identité.

Conformément à la règlementation, vous êtes en droit d’introduire une réclamation auprès de l’Autorité de contrôle compétente.

Transfert des données en dehors de l’EEE

En cas de transferts internationaux émanant de l’EEE vers un pays tiers pour lequel la Commission européenne a rendu une décision d’adéquation reconnaissant à ce pays un niveau de protection des données personnelles équivalent à celui prévu par la législation de l’EEE, vos données personnelles seront transférées sur ce fondement.

Pour des transferts vers des pays en dehors de l’EEE pour lesquels la Commission européenne n’a pas rendu de décision d’adéquation, nous nous appuyons soit sur une dérogation applicable à la situation (ex : en cas de paiement à l’international, le transfert est nécessaire à l’exécution du contrat), soit sur le fait que le destinataire des données a accepté de traiter les données à caractère personnel conformément aux « Clauses Contractuelles Types » établies par la Commission européenne pour les Responsables des données ou les sous-traitants.

Pour obtenir une copie de ces textes ou savoir comment y accéder, vous pouvez adresser une demande écrite de la manière indiquée dans la Section 2.

Violation de données à caractère personnel

A. Mention des violations relatives aux données à caractère personnel

Les utilisateurs autorisés doivent veiller, dans l’exercice de leur fonction, à éviter des incidents (volontaires ou non) qui peuvent porter atteinte à la vie privée des personnes concernées.

En cas de violation de données à caractère personnel, des mesures adéquates sont prises le plus rapidement possible pour minimiser le risque de dommage pour les personnes concernées ainsi que pour Mind The Step (atteinte à la réputation, sanctions imposées, ...).

Dans tous les cas, tous les utilisateurs autorisés, ainsi que toutes les autres personnes qui consultent, utilisent ou gèrent des informations de Mind The Step doivent signaler immédiatement toute violation de la sécurité et les incidents en lien avec la sécurité des informations au D.P.D de sorte qu’une analyse puisse immédiatement être faite, les mesures nécessaires prises et pour savoir si la violation doit être signalée à l’Autorité de Protection des Données et/ou aux personnes concernées.

Lorsque le signalement est réalisé par courriel, il est important que celui-ci soit envoyé au D.P.D (voir Section 10.2) et qu’il soit expressément indiqué dans l’objet du courriel qu’il s’agit d’un message avec urgence élevée à propos d’une possible violation en lien avec les données à caractère personnel.

L’information doit contenir une description complète et détaillée de l’incident, en ce compris l’identité de la personne qui fait le signalement (nom, prénom, adresse, courriel (le cas échéant) et numéro de téléphone), de quel type d’incident il s’agit, et combien de personnes sont concernées.

B. Enquête et analyse des risques

En principe, dans un délai de 24 heures après que l’incident ou la violation a été constaté par Mind The Step ou signalé par un sous-traitant, un utilisateur autorisé, un destinataire, une personne concernée ou un tiers, une enquête sera entamée par Mind The Step.

L’enquête indiquera quelle est la nature de l’incident, le type de données visées et si spécifiquement des données à caractère personnel sont impactées (et dans l’affirmative, qui sont les personnes concernées et combien de données à caractère personnel sont touchées). L’enquête déterminera s’il s’agit d’une violation ou non des données à caractère personnel.

S’il s’agit d’une violation, une analyse des risques sera effectuée pour savoir quelles sont (peuvent être) les conséquences possibles de la violation, et en particulier les impacts (possibles) pour les personnes concernées.

Mind The Step décidera ensuite, sur la base du caractère de la violation, s’il y a ou non une obligation d’effectuer une notification à l’Autorité de Protection des Données et/ou à la personne concernée.

C. Documentation des violations

Toutes les violations seront documentées dans un registre. Le registre détaillera la cause principale de l’incident et les facteurs contributifs, la chronologie des événements, les actions en réponse, les recommandations et les leçons apprises en vue d’identifier les domaines qui nécessitent une amélioration. Les changements recommandés à apporter aux systèmes, et procédures seront documentés et mis en place aussi vite que possible.

Dans le cadre de sa mission de surveillance du respect de la règlementation en matière de protection des données le D.P.D examinera également les suites données au traitement de la violation consignée dans le rapport.

Délégué à la protection des données (« D.P.D »)

La SPRL Number One Line a désigné un délégué à la protection des données qui peut être contacté par courrier (chaussée de Louvain, 406 à 1300 Wavre) ou par mail (kpi@mindthestep.be).

Ce délégué à la protection des données est compétent :

Comment prendre connaissance de cette politique et de ses modifications ?

Dans un monde en constante évolution technologique, nous actualiserons régulièrement la Politique « Vie Privée ».

Nous vous invitons à prendre connaissance de la dernière version de ce document sur nos sites et nous vous informerons de toute modification substantielle par le biais de nos sites ou par nos modes de communications habituels.

Comment nous contacter ?

Si vous avez des questions concernant l’utilisation de vos données personnelles visée par la présente politique, vous pouvez contacter notre coordinateur à la protection des données (C.P.D) par courrier adressé à « Mind The Step », à l’attention du Coordinateur à la Protection des Données – chaussée de Louvain, 406 à 1300 Wavre ou par e-mail à l’adresse kpi@mindthestep.be

En ce qui concerne les Membres de notre personnel, ceux-ci peuvent également consulter la « Politique Vie Privée» sur le site de Mind The Step.be.

La présente Politique « Vie Privée » est applicable à dater du 25 mai 2018.

Mind The Step se réserve le droit d’également utiliser ces données à caractère personnel afin de vous communiquer ultérieurement des informations relatives aux services émis et/ou distribués par Mind The Step, entre autres dans le cadre de l’intérêt légitime de Mind The Step à promouvoir ses services auprès de ses clients, en ce compris par courrier, par email, par téléphone, ou via les plateformes publicitaires (tels que Google, Facebook, Twitter, LinkedIn etc.) auprès desquelles vous disposez d’un compte lié à votre adresse e-mail (après vérification préalable effectuée par les exploitants de ces plateformes).

Vos données personnelles pourront être accessibles à nos fournisseurs de services informatiques ainsi qu’aux exploitants de plateformes publicitaires (tels que Google, Facebook, Twitter, LinkedIn etc.) afin de vérifier l’existence d’un compte lié aux adresses e-mails précitées et afin de diffuser nos messages à votre attention via leurs plateformes. Certains de ces exploitants de plateformes peuvent parfois être localisés en dehors de l’Espace Economique Européen. Dans ce cas, Mind The Step conclura, avec le prestataire de services, les clauses-type de la Commission Européenne.

Vos données pourront faire l’objet d’analyses automatisées (y compris de « profilage »). Ces analyses automatisées sont basées sur les produits et services que vous achetez chez Mind The Step, et sur les interactions que vous avez avec Mind The Step (par exemple les questions que vous nous posez et les pages que vous consultez sur nos sites internet). De cette façon, Mind The Step peut vous envoyer des informations et offres qui correspondent mieux à vos attentes et à vos intérêts.